Loman ajaksi tehty sähköpostin edelleenlähetys voi jäädä voimaan vielä töihin paluun jälkeen. Näin tarkistat Microsoft 365:n edelleenlähetykset ja sähköpostisäännöt, selvität niiden käyttötarkoituksen ja poistat tarpeettomat järjestelyt.
Sähköpostissa kulkee tarjouksia, sopimuksia ja asiakkaiden tietoja. Viestien ohjaaminen kollegalle tai sovittuun palveluun voi olla tarpeellinen osa työtä. Ongelma syntyy, jos vastaanottaja, lähetettävät viestit tai järjestelyn kesto jäävät epäselviksi.
IT osaa selvittää, mitä asetukset tekevät. Postilaatikon käyttäjä ja työstä vastaava henkilö tietävät, mitä varten järjestely on tehty. Tarkistus kannattaa tehdä yhdessä. Tavoitteena on erottaa tarpeelliset säännöt tarpeettomista.
Kuvitellaan yritys, jonka talousvastaava on ohjannut loman ajaksi laskutukseen liittyviä viestejä ulkopuoliselle sijaiselle. Sääntö koskee viestejä, joiden otsikossa on tietty sana. Loma on päättynyt, mutta sääntö on edelleen käytössä.
Säännön löytyminen ei vielä tarkoita tietomurtoa. Talousvastaava tunnistaa järjestelyn ja vahvistaa, ettei sijainen enää tarvitse uusia viestejä. IT tarkistaa vastaanottajan sekä säännön ehdot ja toiminnot. Sen jälkeen IT poistaa tarpeettoman säännön käytöstä ja varmistaa, että laskutusviestit tulevat edelleen oikeille käsittelijöille.
Hyvä tarkistus vastaa kolmeen kysymykseen: mitä viestejä sääntö käsittelee, minne ne ohjataan ja tarvitaanko järjestelyä edelleen? Säännön nimi, kuten ”laskut” tai ”loma”, ei yksin vastaa niistä yhteenkään.
Microsoft 365:ssä viestejä voidaan välittää automaattisesti postilaatikon edelleenlähetysasetuksella tai Saapuneet-kansion säännöillä. Järjestelmänvalvoja voi määrittää postilaatikon edelleenlähetyksen Microsoft 365:n hallintakeskuksessa. Tarkemmat vaiheet löytyvät Microsoftin edelleenlähetyksen hallintaohjeesta.
Sääntö voi koskea esimerkiksi vain tietyn lähettäjän viestejä tai viestejä, joiden otsikossa on tietty sana. Se voi myös siirtää viestejä kansioon. Tarkista siksi sekä ehdot että toiminnot: pelkkä edelleenlähetysosoitteen katsominen ei kerro, miten saapuvia viestejä käsitellään. Microsoftin sääntöohje kuvaa myös sääntöjen järjestyksen ja muiden sääntöjen käsittelyn pysäyttämisen vaikutuksen.
Määritetty edelleenlähetys ei vielä todista, että viestejä olisi toimitettu vastaanottajalle. Organisaation käytännöt voivat estää automaattisen ulkoisen edelleenlähetyksen. Tarkista myös edelleenlähetystä koskevat asetukset, kun selvität viestien kulkua. Microsoft kertoo eri asetusten yhteisvaikutuksista ulkoisen edelleenlähetyksen ohjeessa.
Aloita esimerkiksi päättyneestä sijaisjärjestelystä tai työkalun ilmoittamasta havainnosta. Pyydä käyttäjää kertomaan, mitä automaattisia järjestelyjä hän käyttää. Rajaa tarkistus asetuksiin ja asian selvittämiseen tarvittaviin tietoihin. Viestien sisältöä ei tarvitse käydä läpi varmuuden vuoksi.
Outlookin verkkoversiossa tai uudessa Outlookissa avaa Asetukset → Sähköposti → Edelleenlähetys. Katso, onko edelleenlähetys käytössä, mihin osoitteeseen se on määritetty ja säilyykö viesteistä kopio alkuperäisessä postilaatikossa. Valikkojen nimet voivat vaihdella. Käytä omaa versiotasi vastaavaa Microsoftin Outlook-ohjetta. IT tarkistaa tarvittaessa myös hallintakeskuksessa määritetyn edelleenlähetyksen.
Avaa Asetukset → Sähköposti → Säännöt. Tarkista, mitkä säännöt ovat käytössä, mihin viesteihin niitä sovelletaan ja mitä ne tekevät. Kirjaa edelleenlähetys- ja uudelleenohjausosoitteet sekä muut samaan sääntöön sisältyvät toiminnot. Jos sääntöä ei voi tarkistaa käyttämässäsi Outlook-versiossa, pyydä IT:tä tarkistamaan sääntö sopivalla hallintatyökalulla.
Älä päättele vastaanottajaa pelkän näyttönimen perusteella. Tarkista koko osoite ja selvitä, kenelle se kuuluu. Käykää käyttäjän ja tarvittaessa hänen esihenkilönsä kanssa läpi nämä kysymykset:
Yrityksen ulkopuolinen osoite ei yksin tee järjestelystä väärää. Vaikka vastaanottaja olisi tuttu, hän ei välttämättä tarvitse viestejä enää.
Poista tarpeeton edelleenlähetys tai sääntö käytöstä. Jos tarve jatkuu, sovi tarvittava rajaus käyttäjän kanssa. Varmista muutoksen jälkeen esimerkiksi tarkoitukseen laaditulla testiviestillä, että viestit tulevat oikeille käsittelijöille. Älä käytä testissä asiakkaiden tai henkilöstön tietoja. Kirjaa, mitä muutettiin ja kuka jatkossa vastaa järjestelystä.
Tuntematon vastaanottaja tai käyttäjälle vieras sääntö vaatii selvitystä. Selvitä säännön luontiin liittyvät tapahtumat, mahdolliset poikkeavat kirjautumiset ja muut hälytykset. Microsoftin epäilyttävien edelleenlähetyssääntöjen tutkintaohjeessa arvio perustuu useaan tietoon: vastaanottajaan, säännön ehtoihin ja käyttäjän muuhun toimintaan.
Jos epäilet asiatonta edelleenlähetystä, käsittele tilanne yrityksen tietoturvapoikkeamana ja pyydä tarvittaessa IT-kumppani mukaan. Tallenna selvityksessä tarvittavat tiedot ja estä haitallinen toiminta viivyttelemättä. Pelkkä säännön poistaminen ei ratkaise mahdollista käyttäjätilin väärinkäyttöä. Erikseen on selvitettävä, onko viestejä todella lähtenyt ja mitä muita toimia tarvitaan.
Vahti kokoaa Microsoft 365 -ympäristön riskihavaintoja ja auttaa ymmärtämään, mitä ne tarkoittavat. Julkisessa demossa voit tutustua myös sähköpostisääntöihin. Havainto toimii tarkistuksen lähtökohtana: IT selvittää asetuksen, käyttäjä vahvistaa käyttötarpeen ja sovittu korjaus tehdään Microsoft 365:ssä.
Havainnon merkitseminen hyväksytyksi Vahdissa ei poista sähköpostisääntöä eikä muuta sen toimintaa Microsoft 365:ssä.
Johdon kannattaa sopia, milloin sähköposteja saa ohjata yrityksen ulkopuolelle ja kuka hyväksyy järjestelyn. IT huolehtii teknisistä asetuksista. Käyttäjä kertoo, kun sijaisuus, kumppanuus tai työtehtävä muuttuu. Lisätkää edelleenlähetysten tarkistus myös näiden muutosten muistilistaan.
Aloita yhdestä postilaatikosta, jossa tiedät olleen tilapäinen järjestely. Varmista, että edelleenlähetys ja säännöt vastaavat nykyistä käyttötarvetta.
Katso Vahdin interaktiivinen esittely ja tutustu sähköpostisääntöjen lisäksi käyttäjäriskeihin, tiedostojakoihin ja sovellusoikeuksiin.
Haluatko nähdä, miten Vahti auttaa yrityksesi arjessa? Tutustu Vahtiin.