GDPR-tarkistus Microsoft 365:lle
Vahti kokoaa arvioitavat OneDrive- ja SharePoint-tiedostot työlistaksi. Näet omistajan, jakamisen ja iän sekä voit kirjata päätökset ja vastuut.
Arvioi tuettuja tiedostoja ja dokumentoi yrityksesi tekemät päätökset.
Vahti muodostaa sääntöihin perustuvia havaintoja henkilötiedoista, jakamisesta ja säilytystarpeesta.
Merkitys
Tiedoston omistaja, sijainti ja ikä auttavat arvioimaan tilannetta.
Seuraava toimi
Tarkista tiedoston käyttötarkoitus ja tarvittava pääsy.
Havainto voi vaatia päätöksen tai jatkotoimen.
Merkitys
Kirjattu perustelu ja vastuuhenkilö tekevät työn seurattavaksi.
Seuraava toimi
Tallenna päätös, perustelu, vastuuhenkilö, määräaika ja muistiinpanot.
PDF-raportti kokoaa kattavuuden, havainnot ja viimeisimmät kirjatut päätökset.
Merkitys
Raportti tukee auditointiin valmistautumista, mutta ei osoita vaatimustenmukaisuutta.
Seuraava toimi
Käy avoimet tehtävät ja rajaukset läpi ennen raportin käyttöä.
Vahti auttaa löytämään arvioitavaa ja dokumentoimaan työn. Yrityksesi ratkaisee, mihin henkilötietoja saa käyttää, kenellä on pääsy ja kuinka pitkään aineistoa tarvitaan. Päätätte myös käyttöoikeuksien rajaamisesta, anonymisoinnista tai poistamisesta.
Yrityksesi pääkäyttäjä ostaa ja aktivoi maksullisen lisäosan Vahdissa. Tarkistus käyttää jo myönnettyjä Microsoft 365 -lukuoikeuksia.
Vahti tarkistaa tuettuja OneDrive- ja SharePoint-tiedostoja. Arvioi havainnot suhteessa tiedoston käyttötarkoitukseen ja tarvittavaan pääsyyn.
Kirjaa päätökset, perustelut, vastuuhenkilöt ja määräajat. Seuraa työn etenemistä ja lataa PDF-raportti kattavuudesta, havainnoista ja viimeisimmistä päätöksistä.
Tarkistuksen aikana Vahti käsittelee tiedostojen sisältöä ja muodostaa siitä sääntöihin perustuvia havaintoja.
Vahti ei tallenna tiedostojen varsinaista sisältöä, sääntöihin osuneita tekstikohtia tai tarkistuksessa löytyneitä henkilötietoihin viittaavia arvoja. Palveluun tallennetaan vain tarkistuksessa ja seurannassa tarvittavat rajatut tiedot. Näitä ovat tiedostojen perustiedot, muodostetut havainnot, tiedot tarkistuksen kattavuudesta ja yrityksesi kirjaamat päätökset.
Pyydä esittely työlistasta, päätösten kirjaamisesta ja raportoinnista. Käymme samalla läpi tarkistuksen kattavuuden ja rajaukset Microsoft 365 -ympäristössäsi.
GDPR-tarkistus on erikseen aktivoitava maksullinen lisäosa, joka edellyttää Vahti-palvelua. Se tukee arviointia ja auditointiin valmistautumista; se ei ole GDPR-auditointi tai sertifiointi eikä osoita vaatimustenmukaisuutta.
Ei. Vahti nostaa esiin tarkistettavia tiedostoja ja auttaa dokumentoimaan päätökset. PDF-raportti kokoaa tarkistuksen kattavuuden, Vahdissa olevat havainnot ja viimeisimmät kirjatut päätökset. Se tukee auditointiin valmistautumista, mutta se ei ole GDPR-auditointi tai sertifiointi eikä osoita vaatimustenmukaisuutta.
Tarkistus kattaa tuetut OneDrive- ja SharePoint-tiedostot, joihin Vahdilla on tarvittava pääsy. Tuetut tiedostomuodot ovat tällä hetkellä TXT, MD, CSV, DOCX, DOTX, XLSX ja PDF. PDF-tiedostoista tarkistetaan tekstikerros, eikä kuvapohjaisten PDF-tiedostojen tekstintunnistusta (OCR) tueta. Kattavuus riippuu Microsoft 365 -ympäristöstä ja Vahdille myönnetyistä käyttöoikeuksista.
Ei. Vahti käsittelee tuettujen tiedostojen sisältöä tarkistuksen aikana. Se ei kuitenkaan tallenna tiedostojen varsinaista sisältöä, sääntöihin osuneita tekstikohtia tai tarkistuksessa löytyneitä henkilötietoihin viittaavia arvoja. Palveluun tallennetaan vain rajatut tiedot, joita tarvitaan tarkistuksessa ja seurannassa.
Ei. Tarkistus kattaa vain tuetut OneDrive- ja SharePoint-tiedostot, joihin Vahdilla on tarvittava pääsy. Muissa järjestelmissä, sähköposteissa ja paperiaineistoissa olevat tiedot sekä palveluntarjoajien käsittelemät tiedot pitää arvioida erikseen.
Ei. GDPR-tarkistus on erikseen aktivoitava maksullinen lisäosa, jonka käyttö edellyttää Vahti-palvelua. Se käyttää Vahdille jo myönnettyjä Microsoft 365 -lukuoikeuksia eikä pyydä Microsoftilta erillistä hyväksyntää.
